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In einem meiner Blog-Einträge habe ich Dir davon berichtet, was meine vier wichtigsten Take-Aways im Umgang mit GTD – „Getting Things Done“ von David Allen sind. Auch bei meinem Wochenrückblick habe ich mich von Getting Things Done inspierieren lassen. Heute möchte ich Dir von der sogenannten „Warten auf“-Liste erzählen.

Welchen Nutzen hat also die „Warten auf“- Liste eigentlich? Im Grunde lassen sich die Aufgaben, die auf meiner „Warten auf“- Liste landen in drei verschiedene Kategorien einteilen:

Delegieren von Aufgaben

Ich bin für eine Aufgabe verantwortlich, delegiere diese jedoch weiter an jemand anderen. Um meiner Verantwortung gerecht zu werden, möchte ich die Aufgabe natürlich weiterhin im Blick behalten. Denn ich muss sicherstellen, dass die Aufgabe am Ende auch wirklich ordnungsgemäß erledigt wurde.

Voicemail oder E-Mail mit der Bitte um Rückruf

Wenn ich jemanden per E-Mail oder auf der Voicebox um eine Antwort oder einen Rückruf bitte, kann ich das eigentliche Anliegen ja nicht gleich abhaken. Es liegt nach wie vor in meiner Verantwortung nochmal nachzuhaken, falls der Rückruf oder die E-Mail-Antworten nicht erfolgen sollte.

Ich benötige Informationen von jemand anderem

Häufig habe ich Aufgaben vor der Brust, mit denen ich erst starten bzw. weitermachen kann, wenn ich Informationen von jemand anderem erhalten habe. Vielleicht habe ich mit der Aufgabe auch schon angefangen und komme dann einen Punkt, bei dem ich Unterstützung oder Beratung benötige. Auch dann wandert meine Aufgabe auf die „Warten auf“- Liste.

Praktische Umsetzung mit Todoist

Tags verwenden

Wie Du als regelmäßiger Leser sicher weißt, nutze ich den Todoisten als Taskmanager. Todoist bietet die Möglichkeit sogenannte Labels, Tags oder Etiketten anzulegen und an seine Aufgaben zu pappen. Lass Dich von den drei Begrifflichkeiten nicht verwirren, eigentlich handelt es sich dabei um das Gleiche. Du kannst Deine Aufgaben einfach kategorisieren und ihnen einen beschreibenden Text hinzufügen. Ich persönlich nutze den Tag @w/a von Todoist selbst wird jedoch @warten empfohlen. Weitere Informationen über dieses wichtige Feature von Todoist findest du auch auf der passenden Homepage.

Standard-Ansicht anpassen

Aufgaben mit dem passenden Tag, also Aufgaben auf meiner „Warten auf“- Liste haben klassischerweise kein Fälligkeitsdatum hinterlegt – da ich nicht die Kontrolle über die Aufgabe habe, sondern „nur“ auf jemanden warte, macht das denke ich auch Sinn. Dennoch möchte ich auch diese Aufgaben nicht aus den Augen verlieren.

Dabei hilft mir bei Todoist die Möglichkeit die Startseite selbst gestalten zu können. Dort habe ich den Filter p:Eingang, today | overdue, @w/a hinterlegt, so dass mir alle Aufgaben im Eingang, alle heute fälligen und die Aufgaben der „Warten auf“- Liste angezeigt werden.

Stressfreies Follow-Up

Die „Warten auf“- Liste ist eine tolle Möglichkeit Dich selbst zu organisieren und den Überblick auch über die Aufgaben zu behalten, für die Du gerade nicht selbst etwas tun musst. Aber immer wenn andere involviert sind, hat das auch mit Kontrollverlust zu tun und es könnte passieren, dass Du derjenigen hinterherrennen musst, die den nächsten Schritt deiner Aufgabe erledigen muss.

Um dies möglichst stressfrei und ohne den anderen auf die Nerven zu gehen zu machen, habe ich hier noch ein paar Tipps für dich:

Lass jeden wissen, dass du nachfragen wirst

Mache schon beim Delegieren einer Aufgabe klar, dass du auf jeden Fall nachfassen wirst, wenn du eine Weile nichts über die Aufgabe gehört hast. So gehst Du Deinem gegenüber nicht auf die Nerven, sondern er kann sich direkt darauf einstellen, dass du nachfragen wirst, wenn er nicht zeitnah und pünktlich liefert. Am Anfang werden die Leute deine Ankündigung ignorieren und vermutlich nicht daran glauben, mit der Zeit lernen sie aber, dass Du tatsächlich nachfragst und gewöhnen sich mit der Zeit an, Dich auf dem Laufenden zu halten.

Lege eine Deadline fest

Auch das machst Du am Besten direkt beim Delegieren. Kündige nicht nur an, dass du nachfragen wirst, sondern auch wann. So kann sich der andere darauf einstellen, wie lange er Zeit hat, um die Aufgabe zu erledigen. Ganz wichtig: Wenn eine Deadline vereinbart ist, darfst Du aber auch nicht vor dem Ablauf der Deadline nachfragen – das wäre nun wirklich nervig.

Wie gehst Du mit Aufgaben um, die Du delegierst oder bei denen du Unterstützung bzw. Informationen von anderen benötigst? Ich freue mich auf Deine Kommentare!