Meine vier wichtigsten Take-aways aus “Getting Things Done”
Vor mehr als zehn Jahren hat David Allen sein Buch “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” veröffentlicht. In meinen Augen ein wichtiger Meilenstein in der Geschichte des Selbst- und Zeitmanagements.
Wenn Du Dich für diese Themen interessierst, oder Deinen Alltag produktiver gestalten möchtest, kann ich Dir die Lektüre dieses Klassikers nur ans Herz legen. Es lohnt sich allemal und zeigt Dir viele Tipps und Tricks, wie Du Dich organisieren kannst, um stressfrei durch den Alltag zu kommen.
Auf meine vier wichtigsten Take-aways möchte ich in diesem Blog-Artikel gerne eingehen. Evtl. macht es Dir ja Lust, Dich weiter mit diesem Thema zu beschäftigen.
Inhalt
“Your mind is for having ideas, not holding them”
Laut David Allen ist unser Gehirn dafür gemacht Ideen und kreative Lösungen zu finden und nicht um sich Dinge zu merken. Tatsächlich gibt es im Gehirn erwiesenermaßen immer nur den “Jetzt-Zustand”. Zeitliche Konzepte wie “Gestern” oder “Morgen” sind lediglich Gedankenmodelle und Konstrukte, die wir selbst über unseren Intellekt hinzufügen. Rein mechanisch ist unser Gehirn immer nur im Hier und Jetzt und im Heute verankert. Entsprechend schwierig ist es auch, sich Dinge für “später” zu merken. Oftmals übermannen uns dann unsere aktuellen Gedankengänge und das was wir uns merken wollten ist im Gedankenstrudel verloren gegangen. Mit dem Satz “Your mind is for having ideas, not for holding them” hat David Allen das schön auf den Punkt gebracht und dazu auch einen konkreten Vorschlag gemacht, wie man dies erreichen kann. Nämlich die zentrale Inbox.
Zentrale Inbox
Laut David Allen sollte man sich eine zentrale Inbox anlegen, in die alle Aufgaben und Dokument einfließen, damit sie von dort abgearbeitet werden können. Dabei spielt das “Tool” oder der tatsächliche Ort erstmal gar keine große Rolle. Wichtig ist, dass es einen zentralen Ort gibt und die Aufgaben nicht in zig unterschiedlichen Systemen verteilt rumliegen.
Ich persönlich unterscheide zwischen zwei zentralen Ablagen. Meine Rechnungen und sonstigen Unterlagen kommen in einen Ablagekorb in meinem Büro. Diesen arbeite ich in uregelmäßigen Abständen (meistens aber täglich) durch und erledige das was zu erledigen ist (Überweisungen, Ablage, etc.). Wenn der Ablagekorb leer ist, ist meine Arbeit getan.
Die digitale zentrale Inbox ist ein wenig aufwändiger zu pflegen. Wie gesagt, welches Tool Du dazu verwendest, oder ob Du deine Aufgaben händisch auf einem Zettel sammelst, spielt dabei gar keine Rolle. Wichtig ist, dass es einen zentralen Ort gibt und dass Du die Aufgaben auch tatsächlich sammelst!
Meine Wahl für die digitale zentrale Inbox viel schon vor einigen Jahren auf Todoist. Auf das Tool an sich werde ich in einem der nächsten Artikel näher eingehen, jetzt möchte ich mich darauf fokussieren, wie ich meine Aufgaben in den Todoist bekomme.
Todoist bietet zahlreiche Add-Ons und Plugins, u.a. für Outlook, so dass ich meine geschäftlichen E-Mails direkt in eine Aufgabe in Todoist umwandeln kann. Für alle anderen E-Mails oder wenn ich am Smartphone arbeite, habe ich mir eine Weiterleitungsadresse auf meiner Homepage angelegt. Weitergeleitete E-Mails an diese Adresse landen direkt als Aufgabe in meinem Todoist-Eingang.
Bei Autofahrten ist mir der Google Assistant eine große Hilfe. Mit dem Befehl “Okay Google – Notiz, Mama anrufen” erhalte ich eine neue Aufgabe in meiner Inbox, dass ich meine liebe Mama anrufen sollte.
Über die Verknüpfung von Feedly, YouTube und Todoist habe ich im Artikel über IFTTT bereits berichtet.
Ich versuche also möglichst einfach alle Dinge in meinem Todoist zu sammeln und so eine Kommandozentrale für alle meine Aufgaben zu erhalten. Das größte Problem bereiten mir momentan noch die Messenger dieser Welt. Kommen Aufgaben via WhatsApp oder Skype rein, muss ich diese leider nach wie vor manuell anlegen. Wenn Du hier einen Tipp für mich hast, immer her damit!
Aufgaben kann man tun
Die Aufgabe “Winterreifen” ist kein echtes Todo. Ich versuche meine Aufgaben immer mit einem Verb zu beenden. In diesem Fall also “Winterreifen wechseln”. Aber im Grunde passt auch diese Formulierung noch nicht richtig. Sind wir ehrlich, selbst solche banalen Dinge wie ein Reifenwechsel sollten in logische Schritte unterteilt werden. Vielleicht denkst Du jetzt, dass das viel zu aufwändig wird und man sich zu Tode verwaltet. Da wechselt man ja schneller die Reifen, als dass man seine Todos erfasst. 😉
Meine Erfahrung zeigt mir, dass es sehr sinnvoll ist alle großen Aufgaben in kleinere Teilaufgaben herunterzubrechen. Das gibt bereits direkt beim Erfassen eine sehr gute Vorstellung davon, wie lange die Umsetzung dauern wird und bringt Dir mehr Übersicht über die anstehenden Dinge.
Bei mir hat der Task “Winterreifen wechseln” mehrere Subtasks, nämlich “Termin mit Werkstatt vereinbaren”, “Auto zur Werkstatt bringen”, “Rechnung bezahlen”. Klingt eigentlich logisch, oder?
Der nächste Schritt
Eine der allerwichtigsten Tipps in seinem Buch gibt David Allen mit dem Grundsatz, dass Du immer den nächsten Schritt einer Aufgabe planen solltest. Diesen Grundsatz kann man sehr gut auf weitere Dinge erweitern, z. B. auf Beschlüsse während Meetings.
Entscheidet man sich dafür etwas zu tun, sollten direkt die nächsten Schritte festgelegt werden. Was muss ich als erstes tun, um dem vereinbarten Ziel näher zu kommen? Was muss als nächstes Geschehen, um den Task zu erledigen?
Gemeinsam mit dem Zerlegen in Subtasks sorgt der Gedanken über den “nächsten Schritt” dafür, dass man sehr gut planen kann, wie viel Zeit für die Umsetzung einer Aufgabe benötigt wird. Dies sorgt für Planungssicherheit und bringt – zusammen mit den anderen Tipps und Tricks im Buch – mehr stressfreie Produktivität in Deinen Alltag.
Viel Spaß beim Umsetzen der Tipps und/oder Lesen des Buches. Lass es mich wissen, wenn Dir der Beitrag gefallen hat oder Du weitere Impulse, Gegenbeispiele oder Ideen dazu hast.