Toolvorstellung: DropIt – Dein Persönlicher Assistent zur Verwaltung von Dateien

Lesezeit: 2 Minuten

Heute möchte ich Dir einen weiteren kleinen Helfer vorstellen, mit dem ich schon einiges an Zeit gespart habe. Schon seit einiger Zeit versuche ich meinen privaten „Papierkram“ möglichst papierarm zu organisieren. Sobald also ein Schriftstück bei mir landet wird es eingescannt und entsorgt bzw. abgeheftet – je nach Wichtigkeit des Dokuments.

Als Ablage nutze ich eine virtuelle Ordnerstruktur, in der ich mir verschiedene Kategorien angelegt habe. Eine genauere Vorstellung der Ablagestruktur kommt bald als eigener Blogartikel, heute soll es aber nicht um das System als solches gehen, sondern um das Tool DropIt.

DropIt ist Open Source und sowohl als Installation als auch als portable Version erhältlich. Doch was macht DropIt überhaupt?

Mit DropIt ist es möglich sogenannte „Assoziationen“ zu definieren. Da meine Ablage auf div. Zahlenwerten basiert, habe ich diese Zahlenwerte entsprechend als Assoziationen definiert. So landet z. B. eine Datei, die der Dateimaske „* – 11 – *“ entspricht (die Sternchen stehen hier für mehrere beliebige Zeichen) in meinem Ordner „1_Rechnungen“ im Unterordner „11_Gesundheit“. Falls eine Datei meine Kontonummer enthält, wird sie automatisch in den passenden Ordner zu meinen Kontoauszügen verschoben. DropIt schaut sich also den Namen einer Datei an und verschiebt diese anhand der zuvor definierten Regeln.

In meinem Ablagesystem gibt es einen Ordner „!!Eingang!!“. Das ist der einzige Ordner, in dem neue Dateien landen und diese werden dank DropIt dann von dort aus weiter verschoben.

Natürlich bietet DropIt aber noch viel mehr Möglichkeiten als das reine Verschieben von Dateien – wozu ich es aber hauptsächlich nutze. Eine Assoziationen besteht immer aus vier Punkten:

1. Name

Der Name der Assoziation, z. B. „Rechnungen“ oder „Kontoauszüge“

2. Regeln

Hier können verschiedene Regeln definiert werden. So kann z. B. eine Dateimaske (z. B. „*.pdf“) definiert werden. Darüber hinaus stehen zahlreiche weitere Filter zur Verfügung, z. B. die Dateigröße, das Änderungs- oder Erstellungsdatum, etc.

3. Aktion

In der Aktion wird definiert, was mit der Datei oder dem Ordner – die den zuvor definierten Regeln entsprechen – passieren soll. Auch hier gibt es wieder zahlreiche Auswahlmöglichkeiten: verschieben, kopieren, komprimieren, extrahieren, umbenennen, löschen, aufteilen, beitreten, verschlüsseln, entschlüsseln, drucken, hochladen, per Mail senden, Liste erzeugen, in Zwischenablage kopieren und einige mehr.

4. Ziel

Das Ziel variiert natürlich nach der ausgewählten Aktion. Wenn eine Datei kopiert oder verschoben werden soll, muss man hier das Zielverzeichnis angeben. Bei der Aktion „per Mail senden“ gehört hier die E-Mail-Adresse hin.

Du hast wahrscheinlich schon bemerkt, dass ich mit meinem Anwendungsfall nur einen winzigen Teil des Potentials von DropIt ausnutze, aber alleine dafür feiere ich das Tool schon. 🙂

Hast Du eine Idee, was du mit DropIt automatisieren könntest? Lass gerne einen Kommentar hier und lass es mich wissen!

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