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Bereits zahlreich habe ich in meinem Blog darauf hingewiesen, dass für mich Todoist das Tool der Wahl ist, wenn es darum geht Deine Aufgabenliste zu verwalten.

Aber natürlich ist Todoist (leider) nicht das einzige Tool, mit dem ich tagtäglich arbeite, weshalb es auch immer wieder gilt Schnittstellen zu anderen Programmen zu finden. Eines der schwierigeren Themen ist hierbei die Kombination von E-Mails und Aufgaben.

Ich trenne diese beiden Bereiche möglichst strickt und versuche täglich Inbox-Zero zu erreichen. Wenn ich eine E-Mail innerhalb weniger Minuten direkt abarbeiten kann, wird diese direkt erledigt. Wenn ich mehr als fünf Minuten Zeit dafür einräumen muss, wird aus der E-Mail eine Aufgabe. So handhabe ich das bisher. Also gilt es in meinem Fall Outlook und Todoist miteinander zu verknüpfen. Dies mache ich seit einiger Zeit mit den sogenannten Quick-Steps in Outlook.

Quick-Steps

Outlook bietet die Möglichkeit der Quick-Steps bereits seit mehr als einem Jahr. Die Idee dahinter ist so einfach wie simpel, im Grunde können damit kleine Makros definiert werden, also kleine Arbeitsschritte zu einer größeren Aktion zusammengefasst werden. Ich nutze derzeit zwei von diesen Quick-Steps, die ich Dir heute gerne vorstellen möchte.

Wie die Quick-Steps an sich funktionieren, findest Du auf dieser Seite von Microsoft. Darauf werde ich nicht detailliert eingehen. Es geht mir vielmehr darum, Dir meine Umsetzung zu zeigen.

Aufgabe aus E-Mail erstellen

Mein erster Anwendungsfall ist die Umwandlung einer E-Mail in eine Aufgabe in Todoist. Dazu leite ich die markierte E-Mail mit einem Quick-Step einfach weiter an die Projekt-E-Mail-Adresse in Todoist. Wie das genau funktioniert, erfährst du hier bei Todoist.

Besonders schön: Du kannst dem Quick-Step auch direkt eine Tastenkombination zuweisen. in meinem Fall markiere ich also nur die gewünschte E-Mail und drücke dann „STRG + SHIFT + 2„.

Den Betreff kannst Du Dir innerhalb des Quick-Steps zusammenfügen. Mit der Bezeichnung „<Betreff>“ wird der ursprüngliche Betreff übernommen. In meinem Fall setze ich die Priorität 2 („!!2„), setze den Tag „E-Mail“ und lege das Fälligkeitsdatum standardmäßig auf den heutigen Tag fest („<date today>„).

E-Mail nachverfolgen

Gesendete E-Mails möchte ich manchmal gerne nachverfolgen. Dabei gibt es zwei Fälle:

• Ich schreibe eine E-Mail an jemanden, von dem ich weiß, dass er ab und an eine Erinnerung benötigt und meine E-Mail gegebenenfalls übersehen wird.
• Ich benötige eine dringende Information von jemandem und muss gegebenenfalls nachhören, falls ich zu einem bestimmten Zeitraum noch keine Antwort erhalten habe.

In meinem Artikel zur Warten-Auf-Liste habe ich Dir bereits davon berichtet, wie ich mit Aufgaben umgehe, die nicht direkt bei mir liegen, auf die ich aber angewiesen bin. Genau diesen Tag nutze ich auch hier für diesen Quick-Step.

Ich füge „Nachfassen: “ vor dem Betreff hinzu. So kann ich die Aufgabe direkt einordnen. Das Fälligkeitsdatum ist standardmäßig in zwei Tagen („<date in zwei Tagen>„), das sollte meiner Meinung nach ausreichen, um eine E-Mail zu beantworten. Den Tag setze ich abermals auf E-Mail („@E-Mail„), die Prio steht auf 3 und das Tag „w/a“ („@w/a“) wird automatisch gesetzt. Durch den passenden Filter habe ich diese Aufgaben somit immer im Blick, aktuell werden sie aber erst in zwei Tagen. Falls ich also bereits schon früher eine Antwort auf die E-Mail erhalte, kann ich die Aufgabe direkt auf meiner Todoist-Startseite erledigen.

Fazit

Für mich persönlich ist das aktuell die beste Lösung, wie ich meine E-Mails über Outlook und meine Aufgaben in Todoist verwalten kann. Gerade die Möglichkeit mit der „Warten-Auf-Liste“ finde ich hier sehr sinnvoll.

Wie machst Du das mit deinen E-Mails und Aufgaben?