Arten von Meetings

Arten von Meetings

Lesezeit: 3 Minuten

Bei meinem Arbeitgeber wurde vor kurzem eine neue Regelung eingeführt. Wir dürfen Meeting-Einladung ablehnen, die keine Agenda enthalten. Finde ich persönlich richtig gut, da Meetings dann am effektivsten sind, wenn jeder sich darauf vorbereiten kann und klar ist, worum es bei dem Meeting gehen wird.

Die Regel allein hilft natürlich noch nicht weiter, jetzt muss sich die Kultur dahingehend entwickeln. Aber der Anfang ist schonmal gemacht.

Ein weiterer wichtiger Punkt der Meeting-Vorbereitung ist es Dir bewusst zu machen, um welche Art von Meeting es sich genau handelt. So kannst Du die Erwartungen Deiner Teilnehmer:innen setzen und für effiziente Meetings sorgen.

Heute möchte ich Dir drei Meeting-Typen erläutern und Dir ein paar Hinweise an die Hand geben, wie Du diese Art von Meeting effektiv gestalten kannst bzw. worauf Du achten solltest.

Information

Status-Update-Meeting

Eine kurze Besprechung, bei der Du bzw. die Teilnehmer:innen nur Informationen austauschen und Fragen beantworten.

Es geht darum, den Fortschritt des Projekts zu teilen und einen Überblick über Erfolge, Misserfolge und Hindernisse zu geben. Natürlich geht es auch darum Fragen zu beantworten.

Es ist keine Vorbereitung erforderlich und es gibt nach dem Meeting meistens keine konkreten Aufgaben für einzelne Teilnehmer:innen.

Beratung

Entscheidungen treffen

Es gibt verschiedene Optionen, zu denen eine Entscheidung getroffen werden sollte. Als Leitung stellst Du sicher, dass alle Standpunkte und Optionen dargestellt werden, damit die gewünschte Entscheidung fundiert getroffen werden kann.

Teilnehmer:innen sollten klare Aufgaben aus dem Meeting mitnehmen. Wenn keine Einigkeit erzielt werden kann, sollten direkte Follow-Up-Schritte definiert werden.

Problemlösungen

Das Meeting ähnelt der Struktur eines Meetings, bei dem eine Entscheidung getroffen werden soll. Hier gibst Du die Optionen aber nicht vor, sondern nutzt die Erfahrungen und das Wissen der Teilnehmer:innen, um diese Optionen erstmal zu erarbeiten.

Die Sitzungsleitung sollte die Herausforderung – oder im besten Fall eher die Ursache – schildern und Ideen vorstellen, wie sie sofort angegangen oder wie sie zukünftig verhindert werden können. Es werden Ideen für das weitere Vorgehen gesammelt und schließlich eine Entscheidung darüber getroffen.

Teilnehmer:innen sollten klare Aufgaben aus dem Meeting mitnehmen. Wenn keine Einigkeit erzielt werden kann, sollten direkte Follow-Up-Schritte definiert werden.

Brainstorming / Innovation / War Room

Sehr gut geeignet für Projekte, die kurz vor dem Start stehen, es interessante Herausforderungen gibt oder verfügbare Ressourcen vorhanden sind. Es geht um das Einplanen von Zeit zum Ideenspinnen.

Auch ein Brainstorming braucht Struktur. Teile zu Beginn das Problem bzw. das Ziel oder das gewünschte Ergebnis mit und wie das Brainstorming stattfinden wird. Ermutige alle Teilnehmer:innen zum Ideenspinnen, dazu kreativ zu sein und auch „unkonventionell“ zu denken. Überlege Dir geeignete Methoden zum Brainstorming und führe diese ein.

Es ist keine Vorbereitung erforderlich und es gibt nach dem Meeting keine konkreten Aufgaben für einzelne Teilnehmer:innen. Im besten Fall sollten alle das Meeting begeistert und aufgeregt verlassen. Ein Folgetreffen für eine Entscheidungsfindung sollte vereinbart werden.

Team-Building

Natürlich bietet jedes Meeting das Potential für Team-Building. Dennoch ist es ab und an wichtig konkrete Zeiten zu reservieren, um sich rein auf diesen Aspekt zu fokussieren und den Zusammenhalt der Gruppe in den Vordergrund zu stellen.

Das können ganz offene Treffen wie eine „Happy Hour“ sein oder strukturierte Veranstaltungen wie ein virtuelles Brettspiel oder Quiz. Für mich hat es sich bewährt solche Team-Building Meetings in die regulären Meetings einfließen zu lassen, in dem wir z. B. das Abendprogramm entsprechend planen.

Fazit

Es geht also darum, schon im Vorfeld genau zu wissen, um welche Art von Meeting es sich handelt. Es ist wichtig, dass Du eine Idee davon hast, was Du mit dem Meeting erreichen möchtest, noch bevor Du es überhaupt ansetzt.

Wie ist Deine Erfahrung damit? Habe ich irgendeine Art von Meeting vergessen? Ich freue mich auf Deine Rückmeldung in den Kommentaren!

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