Prioritäten setzen

Lesezeit: 5 Minuten

Heute möchte ich Dich gerne zu einem kleinen Gedankenexperiment einladen. Stelle Dir mal vor, Du bekommst 86.400,- € auf Dein Konto überwiesen. Nicht nur heute, sondern ab jetzt für jeden Tag Deines Lebens. Der Haken daran ist, dass Du das Geld nur heute ausgeben kannst. Du kannst es nicht sparen oder auf ein anderes Konto überweisen. Morgen ist es wieder komplett weg und du erhältst erneut 86.400,- € überwiesen. Wofür würdest Du das Geld ausgeben? Was würdest Du damit machen?

Das mit dem Geld ist tatsächlich (leider) nur ein Gedankenexperiment, aber im Grunde hast Du so ein Konto schon. Du verfügst nämlich jeden Tag über genau 86.400 Sekunden. Sie stehen Dir nur für diesen einen Tag zur Verfügung. Morgen bekommst Du wieder 86.400 Sekunden. Die von gestern sind ein für allemal und endgültig „ausgegeben“. Es sind neue Sekunden, die Du jeden Tag erhältst.
Zeit ist das einzige Gut auf der Welt, das wirklich gerecht verteilt ist. Jeder hat genau 24 Stunden an einem Tag.

Das Wort „Priorität“ stammt laut Wikipedia von dem lateinischen Wort „prior“ ab und bedeutet „der Vordere„. Beim Prioritätensetzen geht es also darum zu Entscheiden, welche Tätigkeit oder Aufgabe als erstes erledigt werden sollte.
Meiner Meinung nach ist die Prioritätensetzung einer der wichtigsten Kompetenzen. Im Zeitmanagement, aber auch darüber hinaus.

Heute möchte ich dir einige unterschiedliche Methoden vorstellen, die Dir dabei helfen können Prioritäten zu setzen.

ABC-Methode

Der große Vorteil der ABC-Methode liegt besonders in ihrer schnellen und unkomplizierten Anwendbarkeit. Sie hilft dabei, den Fokus auf die wichtigen Dinge zu legen.
Die ABC-Analyse unterscheidet zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben.

A-Aufgaben können meistens nur von Dir selbst erledigt werden. Sie sind nicht delegierbar und sehr wichtig. Sie zu erledigen liefern den höchsten Wert.
Du solltest nur ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag (ca. drei Stunden gesamt) einplanen.

B-Aufgaben sind wichtige Aufgaben und können oftmals delegiert werden.
Für B-Aufgaben solltest du dir ca. eine Stunde pro Tag einplanen, damit du zwei bis drei davon erledigen kannst.

C-Aufgaben sind die Aufgaben, die am wenigsten auf dein Ziel einzahlen. Leider sind der größte Teil unserer Tätigkeit aber genau diese C-Aufgaben wie z. B. Routinearbeiten, Lesen, Telefonieren, Ablage, Verwaltungsaufgaben oder Papierkram). Meistens steht (frei nach Pareto) das Verhältnis zur eingesetzten Zeit in starkem Gegensatz zum Wert der Tätigkeit.
Für die C-Aufgaben solltest du dir nicht länger als 45 Minuten reservieren.

Die ABC-Methode

Die Eisenhower-Matrix

Selbstverständlich darf bei einem Artikel über Priorisierung auch die Eisenhower-Matrix nicht fehlen. Diese bringt im Vergleich zur ABC-Methode noch eine weitere Dimension, nämlich die Dringlichkeit, mit. Sie unterscheidet in dringend – nicht dringend und wichtig – nicht wichtig. Damit lassen sich alle Aufgaben in eines der vier Felder einordnen.

  • Ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, sollte sie weggelassen werden.
  • Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, dann sollte sie eliminiert, automatisiert oder delegiert werden.
  • Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, dann muss sie unbedingt eingeplant werden, damit sie nicht im Alltagslärm untergeht.
  • Ist eine Aufgabe wichtig und dringend, dann muss sie so bald wie möglich erledigt werden.

Natürlich hast Du einen Einfluss auf dieses Schema. Wenn Du Dich frühzeitig um wichtige Aufgaben kümmerst, die (noch) nicht dringend sind, hast Du weniger Feuerwehreinsätze und kannst mit mehr Ruhe an die Sache ran gehen. Dazu braucht es aber eine ausgereifte Zeitplanung.

Die Eisenhower-Matrix

Die ALPEN-Methode

Vermutlich hast Du es schon erahnt, ALPEN ist natürlich ein Akronym und die einzelnen Buchstaben stehen stellvertretend für andere Wörter.

A – steht für Aufgaben
Notiere alles, was Du am nächsten Tag machen und erledigen möchtest. Dabei gilt es auch die unvorhergesehenen Aufgaben, Routinetätigkeiten und Termine zu berücksichtigen.

L – steht für Länge (Dauer)
Hinter jeder gesammelten Aufgabe trägst Du jetzt die Dauer ein, wie lange Du vermutlich brauchen wirst, um diese Aufgabe zu erledigen. Keine Sorge, nach nur wenigen Tagen wirst Du dafür ein verdammt gutes Gefühl bekommen. Auch wenn Du Dir am Anfang damit noch ein wenig unsicher bist.

P – steht für Pufferzeiten
Reserviere Dir mindestens 40% Pufferzeit! In dieser Zeit kannst du alle unerwarteten und spontanen Aktivitäten erledigen, die Du bisher noch nicht einplanen konntest. Das heißt, du solltest von acht Arbeitsstunden nur ungefähr fünf davon verplanen.

E – steht für Entscheidungen
Eine Entscheidung für etwas ist auch immer eine Entscheidung gegen etwas. An dieser Stelle musst Du Dich für Deine Aufgaben entscheiden – oder gegen sie. Was ist am wichtigsten, was am dringendsten?

N – steht für Nachkontrolle
Alles zuvor erarbeitete solltest Du jetzt in Deinen Wochenplan eintragen. Zu Beginn des Tages sollten die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, die kleineren Tätigkeiten können zusammengefasst werden oder gegebenenfalls als Auflockerung für Zwischendurch aufgehoben werden.

Die ALPEN-Methode

One-Minute-To-do-List

Die One-Minute-To-do-List von Michael Linenberger ist ein gutes Instrument, um Deine Zeit zu planen und die Übersicht über Deine Aufgaben zu behalten. Im Grunde handelt es sich dabei um eine sogenannte Kanban-Methode, bei der Du Deine Aufgaben in drei Spalten einordnest.

  1. Spalte: Critical Now (oder „Heute“)
    Hier stehen die Aufgaben, die Du auf jeden Fall heute noch erledigen musst. Auch wenn das bedeutet, dass du bis 22:00 Uhr im Büro sitzen musst.
  2. Spalte: Opportunity Now (oder „Demnächst“)
    In dieser Spalte stehen die Aufgaben, die Du innerhalb der nächsten 7-10 Tage erledigen musst oder möchtest. In dieser Spalte solltest Du höchstens 20 Aufgaben stehen haben.
  3. Spalte: Over the Horizon (oder „Später“)
    Hier landen alle anderen Aufgaben.

Mit der One-Minute-to-Do-List hast Du eine perfekte Übersicht über Deine Aufgaben. Gleichzeitig musst Du entscheiden in welche Spalte eine Aufgabe kommt, wodurch Du gleichzeitig auch priorisierst.

One-Minute-To-do-List

10-10-10

Diese Methode von Suzy Welch ist eine hervorragende Methode, um kurz innezuhalten, einen Schritt nach hinten zu machen und alles mit ein wenig Abstand zu betrachten. Bei dieser Methode fragst Du Dich, was die Konsequenzen Deiner Entscheidung sind

  • in 10 Minuten
  • in 10 Monaten
  • in 10 Jahren

Diese Frage hilft Dir, die Frage mit mehr Distanz zu betrachten und eine (gefühlt) objektivere Entscheidung zu treffen. Außerdem hiflt sie Dir auch Aufgaben auszusortieren, z. B. wenn diese Dir vielleicht in 10 Minuten etwas bringt, danach aber die Wirkung verpufft ist (z. B. 10 Minuten Spaß beim ziellosen Internet-Surfen).

10-10-10

Fazit

Alle Methoden verfolgen das grundsätzliche Ziel, einen Schritt zurück zu treten und die aktuellen Tätigkeiten und Aufgaben in einem größeren Zusammenhang zu sehen. Nur so ist es möglich die richtigen Prioritäten zu setzen.

Das wichtigste Instrument zum Prioritätensetzen sind Deine Ziele. Wenn Dir Deine Ziele klar sind, dann solltest Du die Aufgaben hoch priorisieren, die auf diese einzahlen. Zahlen Sie nicht auf Deine Ziele ein, sind die Tätigkeiten nicht so wichtig und können hinten anstehen. Mache Dir also als erstes Gedanken über Deine Ziele. Welche Ziele verfolgst Du mit Deiner Arbeit, welche im Ehrenamt und welche im privaten Bereich? Wenn Du Deine Ziele kennst, bist Du einen großen Schritt näher einer guten Priorisierung Deiner Aufgaben.

Dabei wünsche ich Dir viel Erfolg!

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