10 Tipps für Deine Zoom-Meetings

10 Tipps für Deine Zoom-Meetings

Lesezeit: 6 Minuten

Spätestens seit Corona befinden wir uns alle plötzlich nur noch in digitalen Meetings. Natürlich gab es diese auch vor der globalen Pandemie schon, aber mittlerweile gibt es eben so gut wie nur noch ausschließlich digitale Meetings und Präsenzveranstaltungen bzw. -treffen sind die große Ausnahme geworden. Ob sich das wohl nochmal maßgeblich ändern wird? Ich persönlich glaube, dass auch zukünftig viele „Treffen“ im digitalen Meetingraum via Zoom, Teams, WebEx, Google Meet – oder wie sie alle heißen mögen – stattfinden werden. Aber das ist ein anderes Thema. 😉

Ich selbst arbeite am meisten mit Zoom, mit ein wenig Abstand dahinter ist Microsoft Teams die Meeting-Plattform, die ich am zweithäufigsten in meinem beruflichen Alltag nutze. Daher werde ich mich bei meinen Tipps vor allem auf Zoom beziehen, viele davon sind aber Plattformunabhängig und gelten mehr oder weniger für alle gängigen Anbieter am Markt.

Obwohl die digitalen Meetings mittlerweile zum „neuen Normal“ geworden sind, sehe ich immer noch häufig die gleichen amateurhaften Herangehensweisen in meinem Meeting-Alltag. Damit Dein Gegenüber das nicht von Dir denkt, habe ich heute 10 Tipps für Deine Zoom-Meetings für dich vorbereitet.

Bevor wir anfangen: Alle meine Tipps kannst Du natürlich auch mit der kostenlosen Zoom-Variante nutzen. Ein Pro-Abo ist nicht notwendig.

Verwalte Deine Teilnehmer

Gerade in größeren Meetings ist es unerlässlich als Host die Kontrolle über die Teilnehmenden zu haben. Dazu gibt es vor allem zwei ganz wichtige Funktionen für Dich in Zoom.

Über den Button „Teilnehmer“ kannst Du Deine Teilnehmer:innen verwalten

Teilnehmer:innen stummschalten: Du kannst entweder einzelne Teilnehmenden stummschalten oder gar alle Teilnehmer:innen auf einmal mit nur einem Knopfdruck. Das ist vor allem bei großen Meetings unerlässlich, denn immer wieder kann es passieren, dass irgendjemand aus Versehen sein Mikrofon an lässt und Du lästige Störgeräusche – oder noch schlimmer – parallele (Telefon-)Gespräche mit anhören musst. Um Dir die Störung und dem Teilnehmenden die Peinlichkeit zu ersparen, solltest Du wissen, wie Du schnell jemanden auf stumm schalten kannst.

Du kannst einzelne Teilnehmer:innen oder alle auf einen Schlag stummschalten

Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten Deine Teilnehmer:innen zu verwalten. So kannst Du einzelne davon z. B. zum Co-Host machen, etc.

Zoom bietet noch viele weitere Möglichkeiten Deine Teilnehmer:innen zu verwalten

Gehe (nicht) ins Licht

Versuche auf jeden Fall Licht von hinten oder von der Seite zu vermeiden. Beides lässt Dich – im wahrsten Wortsinne – nicht im richtigen Licht dastehen. Versuche Deinen Arbeitsplatz so zu installieren, dass das Licht von vorne einfällt. Am besten durch eine große Fensterscheibe mit einem Vorhang vornedran, damit das Licht noch ein wenig abgedämpft wird.

Sollte das – wie z. B. bei mir – nicht der Fall sein, gibt es zwei Möglichkeiten.

  1. Kaufe Dir ein (Ring-)Licht und stelle es so auf, dass es Dich von vorne anstrahlt. Das muss nicht teuer sein, viele Ringlichter gibt es schon für einen schmalen Taler.
  2. Nutze die automatischen Einstellungen von Zoom. Gehe dazu in Deine Videoeinstellungen und wähle „an schwache Beleuchtung anpassen“.
Videoeinstellungen öffnen

Der klare Punktesieg geht natürlich an Variante 1, dafür gibt es die zweite Möglichkeit frei Haus ohne zusätzliche Kosten.

Dein Bild an schwache Beleuchtung anpassen

Externe Webcam

Ich verstehe es einfach nicht! Nein, ehrlich. Ich kann es nicht nachvollziehen. Nach so langer Zeit mit virtuellen Meetings gibt es immer noch zu viele Leute, die ihre integrierte Webcam nutzen. Bitte gehöre Du nicht zu dieser Gruppe von Menschen! Auch hier gilt, dass es kein High-End-Produkt sein muss, aber in den aller-allermeisten Fällen ist eine externe Webcam deutlich besser als die intern im Notebook Verbaute. Kaufe Dir deshalb bitte eine Webcam und nutze diese für deine Zoom-Calls.

Achte dabei darauf, dass die Webcam leicht oberhalb deiner Augenlinie angebracht ist, so erzielst Du die beste Qualität und wirkst am angenehmsten auf dein Gegenüber. Und ziehe Dir bitte Hosen an, auch wenn man Dich nur bis zum Bauchnabel sieht.

Setze in den Videoeinstellungen die Häkchen bei „Ursprüngliches Verhältnis“ und „HD“, um die beste Qualität zu nutzen.

Der Ton macht die Musik

Im Grunde gilt hier der gleiche Tipp wie beim Video. Bitte nutze auf gar keinen Fall Dein Laptops-Mikrophon. Für Dein Gegenüber ist es schrecklich, Dich so zu hören. Tu ihm das bitte nicht an!

Ein Mikrofon muss nicht teuer sein. Dabei braucht es gar nicht unbedingt ein eigenes Mikrofon, auch ein Headset tut es locker. Alles besser als das interne Mikrofon. Ehrlich!

Sollte Zoom zu Deinen wichtigsten Tools gehören, welches Du fast täglich nutzt, gönne Dir und Deinen Meeting-Teilnehmer:innen ein eigenes Mikrofon. Ich z. B. nutze das Rode NT USB Mini und bin damit sehr zufrieden.

Solltest Du ein externes Mikrofon nutze, empfehle ich Dir den Original Sound zu verwenden. Wieso? Weil Zoom für Videokonferenzen optimiert ist und dadurch natürlich die Datenrate reduzieren möchte. Aus diesem Grund komprimiert Zoom Deine Audioübertragung. Bei Deinem Gegenüber kommt Deine Stimme dadurch in einem deutlich geringen Frequenzsprektrum und dazu noch in Mono an. Wenn Du die Einstellungen Deines Mikrofons (und damit auch Stereo) nutzen möchtest, aktiviere die Möglichkeit den Original Sound während des Meetings zu aktivieren.

Dadurch erscheint innerhalb der Meeting-Oberfläche ein kleiner Button, um den Original Sound zu aktivieren.

Shortcut Keys

Standardmäßig solltest Du in Meetings eigentlich auf Stimm geschaltet sein, zumindest wenn Du nicht derjenige bist, der den größten Redeanteil übernimmt. Um nicht ständig den Button zum Lautschalten drücken zu müssen, kannst Du einfach die Leertaste gedrückt halten. Damit wird Deine Stummschaltung temporär aufgehoben und zwar so lange, wie Du die Leertaste gedrückt hältst. Meiner Meinung nach super praktisch für Deine Redebeiträge innerhalb der Zoom-Meetings.

Generell bietet Zoom sehr viele Shortcuts, die Du Dir aneignen solltest. Eine Liste davon findest Du in den Einstellungen unter „Tastenkürzel“.

Und das wirklich coole daran ist, dass Du die Tastenkürzel frei definieren und ändern kannst. Dazu einfach daraufklicken und einen neuen Shortcut zuweisen.

Warteraum aktivieren

In Deinem Zoom-Profil kannst Du unter „Einstellungen“ > „Meeting“ deinen Warteraum aktivieren.

Super praktisch. Damit kannst Du nämlich Deine Teilnehmer:innen im Warteraum warten lassen und sie erst reinlassen, wenn das Meeting startet, bzw. Du ready bist.

Nonverbales Feedback

Ebenfalls in Deinen Einstellungen im Zoom-Profil findest Du die Möglichkeit „Nonverbales Feedback“ zu aktivieren. Damit gibst Du Deinen Teilnehmer:innen die Möglichkeit über Symbole oder (neuerdings) Emojis während des Meetings zu kommunizieren. Gerade bei vielen Teilnehmenden kann diese Funktion super praktisch sein.

Z. B. hat es sich in der Praxis bewährt nach einer Pause (vor allem bei längeren Meetings) die Teilnehmer:innen darum zu bitten, die Hand zu heben, wenn sie zurück sind. So weißt Du, wann das Auditorium wieder vollständig ist und Du weitermachen kannst.

Virtueller Hintergrund (selbstgestalten)

Ich empfehle – wenn möglich – den Einsatz eines virtuellen Hintergrundes. Für das Level 2 der Professionalität kannst Du Dir dazu sogar einen eigenen virtuellen Hintergrund gestalten. Und das sehr einfach z. B. mit PowerPoint.

Erstelle einfach eine Folie mit dem Hintergrund deiner Wahl. Klicke dann auf „Speichern unter“ und wähle beim Dateitypen JPG, PNG oder BMP aus. Das sind die drei Bildtypen, die Zoom aktuell akzeptiert.

Gehe danach in Zoom auf „Video starten“, wähle dort „Wählen Sie virtuellen Hintergrund…“, klicke auf das Plus-Symbol, um das neu erstellte Bild hinzuzufügen und wähle dieses im nächsten Dialog aus.

Voila!

Kreative Sessions mit Whiteboard

Für die Kreativen unter meinen Lesern gibt es die Möglichkeit anstatt – mal wieder – langweilig eine PowerPoint zu teilen, das Whiteboard-Feature von Zoom zu nutzen.

Klicke dazu auf „Bildschirm freigeben“ und wähle im Basis-Tab das Whiteboard aus.

Jetzt kannst Du kreativ sein. Schreibe Text, Zeichne was immer Du möchtest, nutze Stempel, usw.

Kalender integrieren

In Deinem Profil (https://talend.zoom.us/profile) hast Du die Möglichkeit Deinen Kalender mit Zoom zu koppeln. Das bringt den Vorteil, dass Du nicht ständig hin- und herwechseln musst, sondern nach dem Verknüpfen werden alle Deine Termine auch in der Zoom-App angezeigt. Der große Vorteil: Du wirst an Deine Termine erinnern und kannst der Webkonferenz mit nur einem einzigen Klick beitreten (oder sie starten, falls Du der Host bist).

Unterstützt wird Google Kalender, Office 365 und Exchange.

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