Inbox Zero

Inbox Zero

Lesezeit: 5 Minuten

Wir alle leben in einer Zeit der Informationsflut. Egal ob geschäftliche oder private Nachrichten oder Marketing-Mails, sie alle strömen jeden Tag in großer Anzahl in Deinen Posteingang. E-Mails sind nach wie vor eine der wichtigsten Mittel zur Kommunikation. Und trotzdem sorgen sie täglich für Stress.

Inbox Zero ist ein Ansatz, mit dem Du diesen Stress vermutlich reduzieren kannst.

Was ist Inbox Zero?

Was genau ist also dieser „Inbox Zero“? Erstmal klingt der Name – wie ich finde – ziemlich cool, oder? Fast wie in einem Agentenfilm. „James Bond und der Inbox Zero“. 😉 Aber ich möchte nicht zu albern werden heute.

Manche halten Inbox Zero für den „heiligen Gral“ des Zeitmanagements. Andere sehen darin eigentlich nur die Ursache von weiteren Problemen, die der Inbox Zero mit sich bringt. Beides möchte ich heute gemeinsam mit Dir näher beleuchten.

Merlin Mann – ein amerikanischer Blogger, Podcaster und selbsternannter Produktivitätsexperte – gilt als der Erfinder der Inbox Zero-Methode. Einen seiner ersten Talks zu dem Thema während des Google TechTalks kannst Du Dir hier auf YouTube ansehen:

Das „Zero“ im Namen steht dabei nicht dafür – wie landläufig angenommen – dass Du am Ende des Tages keine E-Mail mehr in deinem Posteingang hast. Tatsächlich ist das aber ein netter Nebeneffekt davon. In Wahrheit steht die „Zero“ dafür, dass Du mit Deinen Gedanken keine Zeit in Deinem Posteingang beschäftigt sein solltest. Im übertragenen Sinne natürlich. Genau genommen könnte man sagen „so wenig Zeit, wie nötig bzw. möglich“. Deine Aufmerksamkeit soll also dahin gelenkt werden, wo sie gebraucht wird. Und das ist definitiv nicht der Posteingang. 😉

Gibt es Alternativen zur E-Mail?

Messenger übernehmen heutzutage immer mehr die Hauptaufgabe in der digitalen Kommunikation. E-Mails sind mittlerweile fast ein wenig „Old School“. Zumindest im privaten Bereich. In der geschäftlichen Kommunikation ist die E-Mail immer noch der Spitzenreiter und das Maß aller Dinge.

Obwohl sich auch hier eine Trendwende abzuzeichnen scheint. Tools wie Slack oder Microsoft Teams schicken sich an, die klassische E-Mail ablösen zu wollen. Ob ihnen das gelingt? Um ehrlich zu sein bin ich diesbezüglich noch ein wenig skeptisch.

Wir haben in unserer Firma Slack vor ca. einem Jahr eingeführt und ich muss sagen, dass ich mittlerweile ein ganz großer Fan davon geworden bin. Slack bietet eine sehr einfache Möglichkeit team- und abteilungsübergreifend zu kommunizieren. Du musst den konkreten Ansprechpartner gar nicht kennen, sondern es reicht den passenden Channel für Dein Anliegen zu finden.

Und mit den Threads bietet Slack eine tolle Möglichkeit noch mehr Struktur und damit eine bessere Organisation in die Kommunikation zu bringen, was ich persönlich ganz großartig finde.

Natürlich bietet Slack durch die Vielzahl an erweiterbaren Apps noch zusätzliche Funktionen. Z. B. lass ich mich von Slack selbst regelmäßig an noch offene Punkte erinnern, etc.

Dennoch ist die E-Mail nach wie vor omnipräsent. Und das wird auch noch eine Weile so bleiben – weshalb der Inbox Zero eine sehr wichtige Methode für Dich sein kann.

Ist Inbox Zero etwas für Dich?

Wenn sich keine einzige E-Mail mehr in deinem Posteingang befindet, fällt eine große Last von Deinen Schultern. Es gibt keinen „Backlog“ mehr, um den Du Dich kümmern musst. Die „mache ich später-Mails“ stapeln sich nicht mehr – und sind wir mal ehrlich, der Stapel mit genau diesen E-Mails wird eh nie richtig kleiner.

Die Theorie besagt, dass Du Dich immer sofort um alle neuen E-Mails kümmern kannst, wenn Du zuvor einen Inbox Zero erreicht hattest. Dadurch verbesserst Du Dein Zeitmanagement und kannst Deine Energie auf wichtige Aufgaben fokussieren.

Auf der anderen Seite könnte das ständige Aufrechterhalten von Inbox Zero auch irgendwann zur Last werden und für neuen Stress sorgen. Es könnte irgendwann zu einem Idealismus werden und einer Besessenheit, Deinen Posteingang ständig leer zu halten.

Und nun? Ist Inbox Zero jetzt empfehlenswert oder nicht?

Ich persönlich versuche täglich den Inbox Zero zu erreichen, denke aber, dass es sehr wichtig ist, nicht aus idealistischer Sicht an das Thema ranzugehen. Wenn mal ein paar E-Mails übrig bleiben ist das nicht schlimm. Der Inbox Zero steht nicht über allem anderen. Und gleichzeitig gibt es ein paar Ansätze und Tipps für die E-Mail-Verwaltung, um den Stress durch Mails zu verringern und die tägliche Produktivität zu steigern.

Wie erreichst Du Inbox Zero?

Der Inbox Zero nach Merlin Mann beinhaltet fünf Aktivitäten, die auf jede neue E-Mail im Posteingang angewendet werden sollte:

  1. Sofort erledigen / beantworten
    Eine E-Mail sollte so kurz wie möglich und so lange wie nötig beantwortet werden. Wenn Du für die Bearbeitung nicht länger als zwei Minuten benötigst, kümmerst Du Dich direkt darum.
  2. Terminieren
    Solltest Du länger als zwei Minuten für die Bearbeitung einer E-Mail benötigen, setzt Du Dir einen Termin dafür (z. B. täglich von 17:00 bis 17:30 Uhr). Die E-Mail markierst Du entsprechend oder – noch besser – verschiebst sie in den passenden Ordner.
  3. Weiterleiten / Delegieren
    Gibt es jemanden, der die E-Mail besser beantworten könnte also Du? Dann delegiere sie!
  4. Ablage (archivieren) oder Löschen
    Wenn keine Antwort notwendig ist, lege die E-Mail ab. Du brauchst die E-Mail vermutlich nie mehr wieder? Lösche sie direkt.

Darüber hinaus gibt es ein paar Aktionen, welche Du übernehmen könntest:

  • Wenn Dein Posteingang bereits völlig überfüllt ist, beginne damit so viele E-Mails wie möglich zu löschen oder zu archivieren.
  • Lass Dein E-Mail-Programm nicht ständig laufen.
  • Plane Dir über den Tag Zeit an, in denen Du E-Mails bearbeitest.
  • Wenn Du weißt, dass jemand anderes die E-Mail besser bearbeiten kannst, leite sie weiter.
  • Lege einen separaten Ordner für E-Mails an, die mehr als zwei Minuten zur Beantwortung benötigen. Alternativ dazu kannst Du aus solchen E-Mails auch eine Aufgabe erstellen.
  • Beantworte E-Mails sofort, wenn es nicht länger als zwei Minuten dauert.

Zeit für E-Mails einplanen

Dein E-Mail-Client sollte nicht den ganzen Tag und ständig laufen. Schließe das Programm oder schalte mindestens die Benachrichtigungen aus. Nur so wirst Du nicht ständig aus Deiner Arbeit herausgerissen und kannst Dich auf einzelne Aufgaben besser fokussieren.

Wenn Du nicht sehr viele E-Mails bekommst, reichen ein bis zwei feste Zeiten am Tag, um sie zu bearbeiten. Ansonsten plane Dir ein wenig mehr Zeit ein, aber eben immer nur dann, wenn Du gerade keine andere Aufgabe bearbeitest.

E-Mails nicht anhäufen lassen

Kümmere Dich direkt und sofort um neue E-Mails. Wenn Du sie eh schon geöffnet hast, wieso solltest Du sie nicht auch sofort bearbeiten?

Hier sehe ich ein kleines Problem der „Zwei-Minuten-Regel“. Vermutlich dauert es nämlich länger, wenn Du im Laufe des Tages nochmal auf die E-Mail zurück kommst, anstatt sie direkt jetzt zu beantworten. Die zwei Minuten sollten ein Grundsatz sein und keine feste Regel. Vielleicht kannst Du ja auch eine E-Mail direkt bearbeiten, für die Du 2,5 Minuten benötigst. Oder sogar vier. 😉

Was, wenn Du eine besonders komplizierte E-Mail bekommen hast, deren Beantwortung länger dauern wird? Lege sie in den vorhergesehenen Ordner ab und bearbeite sie später. Plane Dir die Zeit zur Beantwortung entsprechend ein. So wird aus einer E-Mail eine Aufgabe und Du kannst sie in Deiner Tagesplanung berücksichtigen.

Tags und Ordner nutzen

Ein gutes Ablagesystem hilft Dir, unabhängig vom Inbox Zero, jegliche Informationen in Deinem Postfach möglichst schnell zu finden. Es kann vorkommen, dass Du eine Information suchst und nicht genau weißt, wonach Du suchen kannst. Dann sind Ordner oder Tags wirklich Gold wert.

Ich persönlich habe für jeden einzelnen Kunden einen Ordner in meinem Postfach. Übergreifende Themen finde ich wiederum über die Suchfunktion von Outlook.

Werbemails abbestellen

Vermutlich bekommst Du – genau wie ich – eine ganze Menge an Newslettern, Marketing- und Werbemails oder Benachrichtigungen von Blogs, etc.

Hier meine Regel: Wenn ich eine solche E-Mail zwei Mal hintereinander nicht lese, bestelle ich den Service direkt ab. Denn anscheinend ist der Inhalt nicht so interessant, wie ich gedacht hatte.

Fazit

Der ständige Versuch, den Posteingang auf Null zu halten ist eine vergebliche Mühe. Aber die genannten Tipps und Ratschläge können dabei helfen das eigentlich Ziel der „Inbox Zero“-Methode zu erreichen – eine effektivere E-Mail-Verwaltung.

Nimm Dir aus meinem Baukasten heraus, was für Dich sinnvoll erscheint und was Du in Deinem täglichen Leben nutzen und implementieren kannst. Den Rest kannst Du hier im Blog-Artikel zurücklassen und musst Dich damit nicht unter Druck setzen. 😉

Wie oft erreichst Du den Inbox Zero, wenn überhaupt? Und wie genau schaffst Du das? Lass es mich im Kommentarbereich wissen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

Blog abonnieren

Gib Deine E-Mail-Adresse an, um diesen Blog zu abonnieren und Benachrichtigungen über neue Beiträge via E-Mail zu erhalten.

Schließe dich 34 anderen Abonnenten an