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Was ist Deine Meinung? Sind Meetings nützlich oder eher Zeitverschwendung?

„Kommt darauf an“, hast Du jetzt vielleicht gedacht. Aber worauf eigentlich? Heute möchte ich Dir wichtige Tipps mit an die Hand geben, damit Deine Meeting effektiv und effizient sind.

Vorbereitung

Grundsätzlich gilt, dass diejenige Person die Verantwortung für ein Meeting trägt, die dazu eingeladen hat. Aber das heißt nicht, dass alle anderen in eine Konsumentenhaltung rutschen sollten. Jede und jeder Einzelne ist für das gelingen eines Meetings verantwortlich.

Die allerwichtigste Frage sollte beantwortet werden, bevor überhaupt zu einem Meeting eingeladen wird.

Warum brauche ich das Meeting?

Bevor Du zu einem Meeting einlädst, solltest Du Dir diese Fragen-Aspekte stellen um herauszufinden, ob überhaupt ein Meeting benötigt wird oder es evtl. andere Möglichkeiten gibt.

Beteiligung

Du benötigst die Beteiligung der Teilnehmenden des Meetings. Sie sollen mitgestalten und mitarbeiten.

Informationen

Du möchtest eine Information preisgeben, die zu wichtig ist für den Flurfunk oder eine E-Mail.

Entscheidungen

Du brauchst die Teilnehmenden, um eine gemeinsame Entscheidung zu treffen.

Rückmeldung

Du benötigst die Rückmeldung der teilnehmenden Personen.

Vor dem einberufen eines Meetings lohnt es sich diese vier Aspekte (BIER) durchzugehen. Ist keine dieser Aspekte erfüllt, sollte das Meeting eigentlich gar nicht stattfinden.

Grundsätzlich sparen gut vorbereitete Meetings enorm viel Zeit. Die Vorbereitung lohnt sich also!

Durchführung

Im Folgenden findest Du einige Tipps, die Dir dabei helfen können, Meetings effektiver zu gestalten:

• Achte darauf, dass Du Dich an die vereinbarten Zeiten hältst und Deine Redebeiträge auf den Punkt bringst, um Zeit zu sparen. Du kannst dabei auch auf kleine Gadgets wie Sanduhren oder Timer zurückgreifen oder eine Person als Zeitwächter:in benennen.
• Wenn Du an einem Meeting teilnimmst, solltest Du Dich zu 100 % konzentrieren und engagieren. Bedenke, dass Deine Zeit und die Zeit aller anderen Teilnehmer:innen kostbar ist. Denke daran, dass Du ein wichtiger Teil der Lösungsfindung bist.
• Mache Dir während des Meetings eigene Notizen, auch wenn es später ein Protokoll geben wird. So kannst Du sicherstellen, dass Du alle wichtigen Informationen für Deinen Bereich und Deine Aufgaben mitnimmst und nicht auf das Protokoll warten musst. Dies spart Zeit und ermöglicht es Dir, schneller in die Umsetzung zu kommen.
• Nutze Visualisierungen im Meeting, um wichtige Aspekte der Entscheidungsfindung sichtbar zu machen und im Nachgang die wichtigsten Aspekte der Entscheidung, Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten mit Rahmenfaktoren für alle zu visualisieren.
• Mit den Visualisierungen für alle und Deinen eigenen Notizen kannst du das Meeting im Nachgang effektiver bearbeiten. Nutze diese Informationen, um Deine nächsten Schritte zu planen und Deinen eigenen Plan anzupassen.