Tool-Tipp: SimplyFile für Outlook

Tool-Tipp: SimplyFile für Outlook

Lesezeit: 3 Minuten

Schön, dass Du heute (wieder) auf meinem Blog gelandet bist. Es gibt mal wieder einen kleinen Tool-Tipp von mir für Dich. Und um ehrlich zu sein, habe ich mich bei der Vorbereitung des Artikels ein wenig gefragt, wieso ich Dir SimplyFile nicht schon lange vorgestellt habe. SimplyFile gehört sicherlich mit zu den Tools, die ich am aller häufigsten und täglich nutze.

Neben #todoist-zero (eine leere Todo-Liste) ist auch der #inbox-zero mein tägliches Ziel. Dazu habe ich bereits einige meiner Gedanken und Verhaltensweisen geteilt:

Mit dem heutigen Tool-Tipp SimplyFile bietet die Firma TechHit einen tollen Helfer, um eben diesen Inbox Zero zu erreichen.

Was ist SimplyFile?

SimplyFile ist ein tolles Tool, um Deine E-Mails im Posteingang von Outlook zu organisieren. TechHit selbst wirbt mit dem Claim „File and organize Outlook email“ und weil das Buzzword mit der künstlichen Intelligenz heutzutage anscheinend überall enthalten sein muss, wird auch noch nachgelegt mit „AI-powered one-click email filing and organization for Microsoft Outlook„.

Ich nutze SimplyFile hauptsächlich in der Kernfunktion, nämlich dem Verschieben von E-Mails bzw. dem Wechseln in Ordner innerhalb des Postfaches. Das geht natürlich auch mit Out-of-the-Box-Mitteln von Outlook, meiner Meinung nach aber viel weniger komfortabel als mit SimplyFile.

Habe ich eine E-Mail bearbeitet und möchte sie ablegen, öffne ich mit dem Tastenkürzel „STRG + >“ das File sent message window von SimplyFile und kann dort nach neue Ordner erstellen oder sehr einfach nach vorhandenen Ordnern suchen, in denen ich die besagte E-Mail ablegen möchte.

© https://www.techhit.com/SimplyFile/screenshots.

Mit dem Tastenkürzel „STRG + <“ öffne ich die QuickPick Ansicht, um schnell in andere Ordner zu wechseln.

© https://www.techhit.com/SimplyFile/screenshots.

Darüber hinaus bietet SimplyFile auch direkt in der Outlook-Menüleiste eine „One-Click“-Möglichkeit, um Nachrichten zu verschieben.

© https://www.techhit.com/SimplyFile/screenshots.

Eine komplette Funktionsübersicht findest Du im Benutzerhandbuch auf der Homepage von SimplyFile.

Klingt sehr einfach. Wo ist der Nutzen?

SimplyFile bietet darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten, z. B. E-Mails zu „snoozen„, also für eine gewisse Dauer aus dem Posteingang zu entfernen und sie dann dort wieder auftauchen zu lassen. Oder die Möglichkeit im Bulk Modus Outlook Ordner erstellen. Um ehrlich zu sein nutze ich SimplyFile aber tatsächlich (zumindest aktuell) ausschließlich zum Verschieben von E-Mails bzw. zum Navigieren in Ordner.

Und wo ist dann der Nutzen? Ich spare damit eine Unmenge von Zeit, weil ich nicht immer per Drag & Drop verschieben muss oder kompliziert die Liste an Ordnern durchscrollen muss, um den richtigen zu finden. Es geht sehr einfach über Tastenkürzel und spart wirklich einfach Zeit.

Natürlich macht das aber nur Sinn, wenn Du viel mit Ordnern arbeitest – was bei mir der Fall ist.

Was kostet SimplyFile?

Es gibt eine kostenlose 30-Tage-Testversion. Danach musst Du SimplyFile lizenzieren. Insgesamt gibt es drei Versionen, „Standard“, „Pro“ und „Ultimate“ zu $2,99, $4,99 und $7,99 pro Benutzer und Monat. Wobei die Zahlung jährlich erfolgt. Mir selbst reicht die Standard-Variante vollkommen aus, ich zahle dafür jährlich also $35,88. Und meiner Meinung nach ist das sehr gut investiertes Geld. 🙂

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