Dokument-Eigenschaften in Word als Referenzfelder nutzen

Dokument-Eigenschaften in Word als Referenzfelder nutzen

Lesezeit: 2 Minuten

Vor ganz schön langer Zeit (11. Januar 2019) habe ich Dir einen kleinen Tipp bezüglich Referenzfelder in Microsoft Word gegeben. Laut Zugriffsstatistiken ist der Artikel sehr gut bei meinen Leser:innen angekommen und da ich mittlerweile eine andere Möglichkeit in Word nutze, um meine Dokumente mit variablen Inhalten zu füllen und dennoch die Konsistenz zu bewahren, möchte ich das Thema von damals nochmals aufgreifen.

Es gibt immer wieder Gelegenheiten, bei denen ich ein Dokument in Word erstelle, welches verschiedene Referenzen nutzt, um konsistent zu sein. Zum Beispiel einen Kunden-Namen, eine Versionsnummer, etc.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie so etwas mit Microsoft Word erreicht werden kann. Heute möchte ich Dir die – meiner Meinung nach – komfortabelste Möglichkeit vorstellen, nämlich über die Dokument-Eigenschaften.

Meine Beschreibung passt für alle Versionen von Word ab Version 2010.

Neue spezifische Eigenschaft festlegen

Klicke in Word auf Datei (oder das Office Symbol) und wähle dann Informationen und klicke danach auf Eigenschaften. Im Dropdown wählst du Erweiterte Eigenschaften

Datei ⇒ Informationen ⇒ Eigenschaften ⇒ Erweiterte Eigenschaften

Im sich öffnenden Dialog wechselst du auf Anpassen und legst dort Deine neuen Dokumenteneigenschaften an. Dazu vergibst Du einen Namen, den Typ, einen Wert und klickst dann auf Hinzufügen

Anpassen

Das war es auch schon. Du verlässt den Dialog über Ok und kehrst zu Deinem Dokument zurück.

Felder hinzufügen und Eigenschaft referenzieren

Um ein entsprechendes Feld für die neu angelegte Eigenschaft hinzuzufügen hast Du grundsätzlich zwei Möglichkeiten.

  1. Füge ein neues Feld mit Hilfe des Shortcuts + F9 hinzu.
  2. Tippe nun DOCPROPERTY [FELDNAME] (ohne die eckigen Klammern)
  3. Nun klickst Du in das Feld mit der rechten Maustaste und wählst Feld aktualisieren

Die zweite Möglichkeit ist für alle Mausliebhaber. 😉

  1. Wähle im Menü Einfügen, Schnellbausteine und Feld.
  2. Danach suchst Du in der Liste auf der linken Seite unter Feldnamen den Wert DOCPROPERTY.
  3. Suche dann nach dem entsprechenden Feld und klicke auf OK, um es einzufügen.

Felder aktualisieren

Wenn Du nun die Originaldaten änderst kannst Du das gesamte Dokument mit STRG + A markieren und mit der Taste F9 alle Felder aktualisieren. Einzelne Felder aktualisierst du mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Feld und wählst Feld aktualisieren.

Um es Dir möglichst einfach zu machen, habe ich Dir ein kleines Video dazu hochgeladen.

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