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Update: Wenn du Referenzfelder zusammen mit den Dokumenteigenschaften nutzen möchtest, gibt es einen neuen Artikel für dich: Dokument-Eigenschaften in Word als Referenzfelder nutzen.

Hin und wieder greife ich auf die Funktion der Referenzfelder in Microsoft Word zurück. Das macht immer dann Sinn, wenn es in einem großen Dokument Referenzen gibt, die evtl. zentral verwaltet werden sollen. Sicherlich hast Du da selbst das ein oder andere Beispiel im Kopf, bei mir sind es z. B. Dokumentationen, in denen sich je nach Kundensituation die Versionsnummer der Software ändert, die restlichen Beschreibungen bleiben aber meistens gleich.

Wie können also Referenzfelder in Microsoft Word genutzt werden?

Zuerst gibt man den entsprechenden Text ein, der später als Referenz genutzt werden soll. Den relevanten Part davon musst Du markieren und Einfügen ⇒ Textmarke auswählen.

Dort den Textmarkenname eingeben und auf Hinzufügen klicken.

Dann wechseln wir an die Stelle, an der das Referenzfeld genutzt werden soll und wählen dort Einfügen ⇒ Schellbausteine⇒ Feld.

Als Kategorie wählst du Verknüpfungen und Verweise und dann den Feldnamen Ref,um dort dann die Textmarke mit dem zuvor vergebenen Namen auszuwählen.

Mit einem Klick auf OK kannst Du das Fenster schließen und das entsprechende Referenzfeld einfügen.

Wenn Du nun die Originaldaten änderst kannst Du das gesamte Dokument mit STRG + A markieren und mit der Taste F9 alle Felder aktualisieren. Einzelne Felder aktualisierst du mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Feld und wählst Feld aktualisieren.

Um es Dir möglichst einfach zu machen, habe ich Dir ein kleines Video dazu hochgeladen.