Die Eisenhower-Matrix
Über die (berühmte) Eisenhower-Matrix habe ich bereits im Blog-Artikel „Prioritäten setzen“ geschrieben. Heute möchte ich gerne ein wenig ausführlicher auf diese berühmte Methode eingehen.
Die Eisenhower-Matrix – oder auch Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode genannt – hat eigentlich gar nichts mit dem namensgebenden US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zu tun. Zumindest gibt es keine Hinweise darauf, dass dieser sie erfunden oder auch nur praktiziert hat. Vielmehr geht der Bezug darauf zurück, dass Eisenhower in einer 1954 gehaltenen Rede einen früheren Hochschulpräsidenten zitierte:
I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.
Anhand der beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit entstehen in der Eisenhower-Matrix vier Kombinationsmöglichkeiten. Diese vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt und auf vier Quadrate verteilt. Jedem Aufgabentyp wird eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet. Und diese möchte ich mir gemeinsam mit Dir heute genauer anschauen.
Inhalt
A-Aufgaben
Die A-Aufgaben gehören genau wie die B-Aufgaben zu Deinen Kernaufgaben. Ganz im Gegensatz zu den „Gernaufgaben“, die Du vermutlich zwar sehr gerne übernimmst, die jedoch nicht zu Deinen wichtigen Aufgaben gehören und nicht zu den Tätigkeiten, wofür Du bezahlt wirst.
A-Aufgaben sind im Vergleich zu den B-Aufgaben nicht nur wichtig, sondern auch dringend. Darunter verbergen sich Deine Hauptaufgaben, die in Deinen Hauptaufgabenbereich fallen, die aber einen Aufschub nicht mehr verzeihen. Wie bei einem lodernden Feuer musst Du sofort aktiv werden.
A-Aufgaben haben immer die höchste Priorität, weshalb Du diese sofort erledigen solltest. Vermutlich hast Du häufig aber mehr als nur eine A-Aufgabe, weshalb Du entscheiden musst, welche dieser Aufgaben direkt behandelt werden sollte. Welche Aufgabe ist höher auf der Y-Achse in der Eisenhower-Matrix? Sind beide gleich wichtig, entscheide Dich für die Aufgabe, welche auch noch dringendsten ist.
Häufig lösen A-Aufgaben viel Stress aus. Dadurch dass sie konsequenzenstark sind und Du schnell agieren musst, kann Druck entstehen. Daher solltest Du diese sofort erledigen.
Im Idealfall kommt es aber gar nicht so häufig zu A-Aufgaben. Wenn Du Dich auf Deine Aufgaben fokussierst, fallen am Ende nur noch 20% Deiner Zeit auf die A-Aufgaben. Du solltest also A-Aufgaben vermeiden. Wie das gelingt?
B-Aufgaben
Auch die B-Aufgaben gehören zu Deinen Kernaufgaben. Sie sind genauso wichtig und tragen zu Deinen Zielen bei. Jedoch sind sie nicht so dringend wie die A-Aufgaben. Entweder, weil keine Frist vorhanden ist, oder weil die Frist sehr weit in der Zukunft liegt.
Na wenn das so ist, dann kannst Du diese Aufgaben auch erstmal noch liegen lassen, oder? Das denken tatsächlich viele, jedoch ist die klare Empfehlung, das nicht zu tun. Aufgaben, die Du lange liegen lässt werden mit der Zeit natürlich dringender. Die Aufgabe gewinnt an Dringlichkeit und wird dadurch zu einer A-Aufgabe. Welche wiederum mit Stress und Druck zu tun haben.
Hier liegt meiner Meinung nach der Schlüssel der Eisenhower-Matrix. Es gilt A-Aufgaben zu vermeiden, in dem B-Aufgaben zeitnah erledigt werden und nicht liegen bleiben.
Wie kannst Du diesen Stress und Druck also vermeiden? In dem Du für Deine Aufgaben einen Termin festlegst und definierst, wann Du an den Aufgaben arbeiten möchtest und was Deine Deadline ist, um die Aufgabe zu erledigen.
Aufgaben mit Frist kannst Du innerhalb dieser Frist einplanen, komplett ohne Zeitdruck und ohne Aufschieben und Warten. Aufgaben ohne Frist gibst Du einen Termin und reservierst Dir Zeit in Deinem Kalender für diese Aufgaben.
Ungefähr 65% Deiner Zeit solltest Du den B-Aufgaben widmen. Mindestens an einer B-Aufgabe solltest Du pro Tag arbeiten.
C-Aufgaben
C-Aufgaben sind von der Dringlichkeit hoch, jedoch von der Wertigkeit gering. Die Tücke besteht darin, diese Aufgaben falsch anzuwenden und falsch zuzuordnen. Typische C-Aufgaben werden diktiert von der Dringlichkeit. Du glaubst also, dass sie jetzt erledigt werden muss und planst sie dafür im Kalender ein.
Manchmal betrügen wir uns mit den C-Aufgaben selbst, denn manche Aufgaben erledigst Du einfach gerne oder Du glaubst, dass Du sie nur selbst machen kannst oder Du findest Gründe und Argumente dafür, diese Aufgaben zu tun. C-Aufgaben müssen gemacht werden, jedoch gibt es vielleicht jemanden, der die Aufgaben besser erledigen kann als Du.
Die Dringlichkeit suggeriert das Gefühl, das die Aufgabe jetzt erledigt werden muss. Meistens gibt es in dem Bereich der C-Aufgaben eine sehr große Chance, Freiräume zu schaffen.
Daher frage Dich selbst: Machst Du die Aufgaben gerne selbst und machst sie daher? Oder handelt es sich um eine Aufgabe in Deinem Kernbereich? Eine kleine Eselsbrücke, um zu erkennen, ob es sich um eine Kernaufgabe oder um eine Gernaufgabe handelt: Könnte Dich Dein Chef am Ende der Woche für das Erledigen dieser Aufgabe loben, handelt es sich um eine Kernaufgabe.
Du kannst Dir die Frage stellen, ob diese dringende Aufgabe Dich Deinem Ziel wirklich näher bringt. Außerdem sind C-Aufgaben daran zu erkennen, dass sie gut delegiert werden können. Wir halten lediglich daran fest, weil wir sie gerne machen, obwohl sie uns nicht wirklich weiter bringen.
D-Aufgaben
D-Aufgaben sind relativ leicht zu erkennen. Sie sind sowohl von der Wertigkeit niedrig als auch von der Dringlichkeit. Wenn also eine Aufgabe nicht wichtig und nicht dringlich ist, wieso erledigst Du sie dann? Na vermutlich, weil Du diese Aufgaben gerne erledigst. Du findest also vermutlich einen Grund, wieso Du sie erledigen „musst“.
Was ist also der perfekte Umgang mit D-Aufgaben? Gar keiner. Eleminiere D-Aufgaben und beschäftige Dich nicht damit.
Fazit
Meiner Meinung nach besteht die große Chance in der Eisenhower-Matrix darin zwischen den Kernaufgaben (A- und B-Aufgaben) und den Gernaufgaben (C- und D-Aufgaben) zu unterscheiden. Es ist wichtig zu erkennen, ob Du Dir evtl. etwas schönredest und die Dringlichkeit einer Aufgabe dazu verwendest Dir selbst zu suggerieren, dass diese erledigt werden muss. Nur, weil Du solche Aufgaben gerne erledigst.
Und weitere Chance besteht darin konsequent alle D-Aufgaben zu eliminieren und Dich nicht damit zu beschäftigen.
Manchmal ist es schwierig die Wichtigkeit einer Aufgabe zu erkennen. Je nach Typ kann es daher sinnvoll sein, die Beschriftung der Y-Achse zu verändern. Anstelle von „Wichtigkeit“ kannst Du auch
- Erfolg,
- Wirkung,
- Bedeutung, oder
- Nutzen
schreiben. Je nachdem welches Wort Dir am besten gefällt uns mit welchem Du am meisten anfangen kannst.
Ich hoffe für Dich war der ein oder andere Denkanstoß mit dabei. Schreib’s mir gerne in die Kommentare!