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Ich habe hier in meinem Blog schon einige Male über meine wichtigsten Produktivitätswerkzeuge berichtet. Ganz vorne bei den Tools und kleinen Helferlein, die ich täglich benutze sind auf jeden Fall Todoist und PhraseExpress.

• Todoist Foundations
• Todoist mit Android Auto nutzen
• Todoist-API mit PowerShell
• Tool-Tipp: Phrase Express
• PhraseExpress 15 bringt neue Funktionen

Espanso, das Tool welches ich Dir heute vorstellen möchte, ist ebenso wie PhraseExpress eine Textbausteinverwaltung. Die wichtigste Funktion dabei ist es Abkürzungen mit Wörtern oder sogar ganzen Sätzen zu ersetzen. Ein Beispiel macht die Funktionsweise deutlich:

Gebe ich ##vg ein, macht Espanso für mich draus „Viele Grüße, Steffen“.

Vorteile von Espanso

Bisher verwaltete ich diese Abkürzungen mit PhraseExpress, doch mittlerweile bin ich auf Espanso umgestiegen. Ich nutze diese Funktionalität nicht nur, um schneller zu schreiben und wiederkehrende Sätze und Wörter schneller abzurufen, sondern auch um Informationen, die ich immer wieder benötige, zu sichern. Zum Beispiel kann ich bis heute meine IBAN nicht vollständig auswendig. Aber mit ##iban lasse ich mir einfach meine IBAN ausschreiben.

Gegenüber von PhraseExpress hat Espanso einige entscheidende Vorteile:

1. Espanso ist komplett kostenlos und Open Source. PhraseExpress dagegen kostet (inkl. einem Jahr Maintenance) aktuell 89,- EUR. Leider muss ich sagen, dass der Support noch nicht mal sehr gut ist, häufig hilft die Community schneller und besser als das offizielle Support-Team. Außerdem bekommt man nach dem ausgelaufenen Maintenance-Vertrag auch keine Updates mehr.
2. Espanso läuft reibungslos auf Windows, Linux und macOS.
3. Es gibt frei verfügbare Pakete (sogenannte Packages), die den Umfang von Espanso erweitern können, z. B. mit der Verwendung von Emojis oder Sonderzeichen, etc.
4. Es gibt eine frei verfügbare Community rund um Espanso als Subreddit. Dort diskutiert auch der Entwickler fleißig mit und gibt Hilfestellungen.

Besonderheiten

Ich wollte es nicht „Nachteile“ nennen, weil es ganz darauf ankommt, was Du bevorzugst. Mit Espanso ist die Konfiguration Deiner Textbausteine nämlich sicherlich nicht so komfortabel wie mit PhraseExpress. Espanso nutzt nämlich YAML-Dateien als Konfigurationsdateien, in denen die Funktionen festgehalten werden.

Konfiguration in YAML

Hier das Beispiel, wie ich es vorhin schon angedeutet hatte in der YAML-Form:

matches:
 # Meine Kontaktpage
 - trigger: "##mypage"
  replace: "https://mypag.io/sbischoff"
  label: "Steffen Bischoff - MyPage"

Der trigger definiert hier meine Textabkürzung. Replace gibt an, durch was die Abkürzung ersetzt werden soll. Und damit ich diese Abkürzung im Auswahldialog besser finden kann, habe ich diesem Match auch noch ein Label, also quasi eine Bezeichnung zugeordnet.

Datumswerte

Auch mit einem Datum kann gearbeitet werden, in dem Variablen verwendet werden. Hier ein einfaches Beispiel, bei dem ich mir mit der Abkürzung ##td das aktuelle Datum (today) ausgeben lassen kann. Ich habe auch noch die Abkürzung ##tdd, womit das heutige Datum in einem deutschen Format ausgegeben wird. Für mich ist das intuitiv, Du solltest deine Abkürzungen evtl. anders wählen. 😉

matches:
  # Heute
  - trigger: "##td "
    replace: "{{today}}"
    label: "Heute (englisches Format)"
    vars:
      - name: today
        type: date
        params:
          format: "%Y-%m-%d"
​
  # Heute Deutsch
  - trigger: "##tdd "
    replace: "{{date}}"
    label: "Heute (deutsches Format)"
    vars:
      - name: date
        type: date
        params:
          format: "%d.%m.%Y"
          locale: "de-DE"

Formulare

Auch Formulare können mit Espanso abgebildet werden. Dazu bekommt die Variable den Typ form, danach werden in den Parametern das Layout des Formulars und die einzelnen Felder (fields) definiert.

matches:
  # Kontaktanfrage förmlich
  - trigger: "##xing "
    replace: |
              Hallo {{form.anrede}} {{form.nachname}},
​
              bitte bestätigen Sie meine Kontaktanfrage.
​
              Viele Grüße
              Steffen Bischoff
    label: "Kontaktanfrage (förmlich)"
    vars:
     - name: "form"
       type: form
       params:
         layout: |
            Anrede: [[anrede]]
            Nachname: [[nachname]]
         fields:
          nachname:
            multiline: false
          anrede: 
            type: list
            values:
              - Herr
              - Frau

Vielleicht wirkt diese Konfigurationsmöglichkeit kompliziert für Dich, ich glaube aber, dass Du Dich sehr schnell damit zurechtfinden wirst, wenn Du das Prinzip erstmal verstanden hast.

Am Ende ist die Verwaltung der Textbausteine dann hauptsächlich Copy & Paste Arbeit, weil Du genügend Beispiele hast.

Suchleiste

Alle Abkürzungen und Wörter bzw. Sätze sind auch in einer globalen Suchleiste zu finden, Du musst Dir also nicht immer alle Abkürzungen merken. Die Suchleiste öffnest Du standardmäßig mit der Tastenkombination ALT + LEERTASTE. Aber auch dieses Tastenkürzel kannst Du natürlich frei konfigurieren – natürlich ebenfalls über eine YAML-Datei.

Hilfe und Community

Auf der offiziellen Homepage gibt es eine gute Dokumentation, die Dir den Einstieg sicherlich erleichtern wird. Die bereits erwähnte Community gibt es in Form eines Subreddits und im eigenen Espanso Hub können eigene Pakete mit anderen geteilt werden oder Du kannst Dir andere Pakete herunterladen und Deine eigene Installation so erweitern und vervollständigen.

Fazit

Mein „Umzug“ von PhraseExpress nach Espanso hat ein wenig Zeit in Anspruch genommen und war ziemlich viel Kleinarbeit in YAML-Konfigurationsdateien, hat aber irgendwie auch Spaß gemacht.

Bisher bietet mir Espanso eine sehr gelungene und sogar bessere Alternative als PhraseExpress, weshalb ich erstmal dabei bleiben werde und meinen Wartungsvertrag mit PhraseExpress nicht verlängern werde.

Der einzige bisherige Nachteil ist die fehlende Funktion bei Espanso, dass man nicht automatisch das Großschreiben von zwei aneinanderhängenden Buchstaben automatisch korrigieren lassen kann. Diesbezüglich werde ich mich beim Tippen wohl zukünftig besser konzentrieren müssen. 😉

Hast du Lust Espanso auszuprobieren? Nutzt Du schon eine Textbausteinverwaltung? Lass es mich in den Kommentaren wissen.

Denk dran: Immer produktiv bleiben!