Schluss mit dem Task-Chaos: Wie Dir Task Batching zu mehr Fokus und weniger Stress verhilft
Ich bin neulich durch ein Video von Todoist auf ein Konzept gestoßen, das mir nicht mehr aus dem Kopf geht: Task Batching – Aufgaben bündeln, statt sich von To-dos jagen zu lassen. Klingt simpel, hat aber echten Impact. Das Video (Du findest es hier: Task Batching: Everything You Need To Know) zeigt eindrücklich, wie sehr uns ständiges Multitasking im Alltag auslaugt.
Und mal ehrlich – wie oft passiert es Dir, dass Du eigentlich fokussiert arbeiten willst, aber ständig zwischen Mails, Slack-Nachrichten und Projektaufgaben hin- und herspringst? Dieses ewige Wechseln fühlt sich anstrengend an – und das ist es auch. Unser Gehirn liebt es nicht, ständig den Modus zu wechseln. Im Gegenteil: Es kostet Energie. Viel Energie.
Was genau ist Task Batching – und warum hilft es Deinem Kopf?
Task Batching ist im Grunde ganz einfach: Du gruppierst ähnliche Aufgaben und erledigst sie in einem einzigen, klar abgegrenzten Zeitblock. Keine ständigen Wechsel mehr zwischen völlig verschiedenen Tätigkeiten – stattdessen fokussierst Du Dich auf eine Art von Aufgabe zur selben Zeit.
Ein Beispiel: Statt jedes Mal sofort auf neue E-Mails zu reagieren, beantwortest Du sie nur zweimal täglich – jeweils 20 Minuten lang. Der Trick dabei: Du bleibst geistig im selben Modus. Du nutzt dieselben Denkstrukturen, dieselben Tools, dieselbe Energieform.
Das Ergebnis? Du bist weniger gestresst, brauchst weniger Anlaufzeit, und Deine Konzentration bleibt stabil.
Der unterschätzte Störenfried: Aufmerksamkeitsrückstand
Vielleicht ist Dir das auch schon mal passiert: Du arbeitest konzentriert an einem Bericht, wirst aber durch eine Chat-Nachricht unterbrochen. Du antwortest schnell – aber irgendwie brauchst Du danach eine Weile, um wieder reinzukommen. Genau hier schlägt das Phänomen des Attention Residue zu.
Studien zeigen, dass es 15 bis 20 Minuten dauert, bis das Gehirn nach einer Unterbrechung wieder voll auf die neue Aufgabe fokussiert ist. Das bedeutet: Jeder kleine Wechsel frisst Zeit – nicht weil Du langsam bist, sondern weil Dein Kopf sich erst neu sortieren muss.
Und wenn das mehrmals am Tag passiert? Dann wundert es kaum, dass man sich abends wie ausgewrungen fühlt, obwohl man „den ganzen Tag beschäftigt“ war.
Welche Aufgaben lassen sich sinnvoll bündeln?
Die gute Nachricht: Es gibt eine ganze Reihe von Aufgaben, die sich wunderbar in Batches organisieren lassen. Es geht nicht darum, jede einzelne Tätigkeit zu kategorisieren – sondern um typische Arbeitsmuster, die sich regelmäßig wiederholen.
Hier ein paar sinnvolle Batch-Kategorien:
| Kategorie | Typische Aufgaben |
|---|---|
| Kommunikation | Mails, Slack, Rückrufe, Messenger |
| Administrative Dinge | Formulare, Rechnungen, Termine koordinieren |
| Kreativzeit | Texte schreiben, Grafiken gestalten, Ideen entwickeln |
| Planung | Redaktionskalender, Strategie-Meetings, Projektzeitpläne |
| Recherche & Analyse | Artikel lesen, Daten sammeln, Konkurrenz beobachten |
| Mini-Aufgaben (< 5 Min) | Freigaben, kurze Rückmeldungen, kleine Anpassungen |
Wenn Du Deinen Alltag mal unter dieser Brille betrachtest, wirst Du schnell merken: Da ist viel Potenzial, klarer und gebündelter zu arbeiten.
In 5 Schritten zu Deiner eigenen Batch-Routine
Keine Sorge – Du brauchst dafür weder ein neues Tool noch ein aufwendiges System. Es reicht, wenn Du Dir ein bisschen Zeit nimmst, Deine Abläufe bewusst zu strukturieren. Der Ansatz aus dem Video lässt sich auf fast jedes Tool anwenden – z. B. Todoist, Notion oder einfach Deinen Kalender.
1. Beobachte Dich selbst
Starte mit einer kleinen Selbstbeobachtung: Was tust Du täglich? Wie lange brauchst Du wofür? Welche Aufgaben unterbrechen Dich immer wieder?
So bekommst Du ein realistisches Bild davon, wo Deine Zeit tatsächlich hingeht.
2. Definiere Deine Batch-Kategorien
Wähle 5 bis 7 Kategorien, die für Deine Arbeit Sinn ergeben. Denk dabei nicht zu kompliziert – oft reicht eine grobe Einteilung wie „Kommunikation“, „Deep Work“, „Admin“ oder „Planung“.
Wenn Du ein digitales To-do-System nutzt, leg Dir dafür Labels oder Filter an – so kannst Du Aufgaben schnell nach Kontext sortieren.
3. Plane feste Zeitfenster – Time Blocking ist Dein Freund
Jetzt wird’s konkret: Blocke Dir im Kalender bestimmte Zeitfenster für Deine Batches. Zum Beispiel:
- Montagvormittag: Deep Work (z. B. Strategie, Text, Fokusaufgaben)
- Dienstagnachmittag: Admin & Orga
- Jeden Tag 11:00 und 16:30 Uhr: Kommunikationsblock (Mails, Slack, etc.)
Diese Blöcke machen Deine Woche planbarer – und Du siehst auf einen Blick, wo Du Dir vielleicht zu viel zugemutet hast.
4. Bleib fokussiert im Block
Sobald Du in einem Batch arbeitest: Keine Ablenkung, kein Wechsel. Punkt. Nur Aufgaben aus dieser Kategorie.
Klingt streng? Ist aber befreiend. Wenn Dir währenddessen eine Idee für ein anderes Projekt kommt, schreib sie auf eine Später-Liste und mach danach genau da weiter, wo Du warst.
5. Dranbleiben – es wird leichter
Am Anfang ist es ungewohnt, so strikt zu trennen. Du wirst vielleicht in alte Muster zurückfallen. Kein Problem. Wichtig ist, dass Du dranbleibst. Je öfter Du in einem mentalen Zustand bleibst, desto besser trainierst Du Deine Konzentrationsmuskeln.
Und irgendwann wirst Du merken: Es fühlt sich viel ruhiger an. Und gleichzeitig produktiver.
Fazit: Struktur statt Dauerfeuer
Wenn Du genug davon hast, jeden Tag aufs Neue das Gefühl zu haben, nur hinterherzuarbeiten, dann probier Task Batching aus. Es ist kein kompliziertes System, sondern ein einfacher, effektiver Weg, Deinem Gehirn mehr Klarheit und Ruhe zu verschaffen – ohne dass Du dafür weniger erledigst. Im Gegenteil: Du wirst wahrscheinlich mehr schaffen, mit weniger Stress.
Ich hätte das selbst nicht gedacht – aber seit ich durch das Todoist-Video davon erfahren habe, hat sich meine Arbeitsweise deutlich verändert. Und das Beste: Es kostet nichts, außer etwas Planung und Disziplin.
👉 Hier findest Du das Video, das mich inspiriert hat: Task Batching: Everything You Need To Know
Und denke dran: Bleib produktiv!